面試經驗
QMS高級審核員面試經歷
2014-12-09      來源:國家注冊審核員網
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       QMS高級審核員要通過面試才能升級取得資格。上個月底,我參加了CCAA組織的面試。給我的感覺,面試需要做一些準備,但也不必太緊張。我總結一下面試的經驗和體會吧。


        面試前準備。我從曾經參加過面試的同事那里要了一些大綱和法規方面的資料(這些在網上是可以找到的),面試題目是拿不到的。聽說考官提問都非常隨機,從一本書(傳說中的題庫)中隨便翻看,看到什么題就可能問什么題。所以如果想準備的話也不見得準備得充分。最應該熟悉和掌握的就是認證機構要求,那里有很多出題點從我經歷的面試得到了驗證。這些也不需要你背誦,只需要理解,會應用就行。


        面試當天安排。我中午去的考場,因為沒時間看是下午第幾個面試,所以提前進了備考室,也希望能從考過的學員那里聽聽有什么好的經驗。參加面試的人,最少得有五次完整的組長經歷。但是比起年長的前輩而言,我還真沒有多大的把握。備考室外有我們機構的一些學員在相互商量,考官曾經問過什么,他是怎么答的,哪些自己拿不準。臨考前的閑聊還真是讓我受益菲淺。


       面試基本程序。在備考室里很多待考的學員在看資料、也有切磋問題的。但每次(上午或下午開考前)都有組織考試的聯絡員進行考試流程的基本情況講解。大致面試流程如下:會先給你一份有問題的審核計劃,然后回答考官隨后提出的各類問題。全部面試時間約為四十分鐘。本來我的面試安排比較靠后,不過叫到我前面的幾個人當時都不在備考室(這一點也算個經驗吧,如果想晚一點兒進考場就別太早在備考室里等),我就被提前叫過去等著面試了。我來說說面試的過程吧。


       我的面試題。進屋后,本以為有個自我介紹,不過兩位女考官問過我的姓名后就沒再問其它的,讓我坐下來,我就等著。一位稍胖點的考官給了我一份審核計劃,給我五分鐘時間來看,然后告訴她們有什么問題。我拿過來,看了看,之前聽過別的學員說過類似的幾個問題逐一看過去,最后看到了審核時間安排。因為這份計劃是正審,所以應該是全部門、全要素都要審到。所以我把面前桌子上的標準拿過來,一一對照,檢查是否有漏審的條款,還沒有看完。另外一個考官看著表問:“時間到了,怎么樣,可以開始回答了么?”


       我表示同意之后,做了如下回答。這份計劃存在以下幾個問題(具體我沒來得及數,就以“幾個”問題簡單加了個帽子):


       1、審核組成員分組的問題。三名審核員和一名技術專家組成的審核組,其中把實習審核員和專家作為一組,另外一個高級(兼組長身份)和審核員級別的兩人作為一組,違反了實習審核員不能獨立審核的要求。因為在審核現場,技術專家不能參與現場審核。這樣就形成了實習審核員在獨立審核若干部門和要素,這是一個問題。如果把第一組的審核員B調整到第二組就好了。
        2、專業審核員沒有審核專業部門和專業條款。從審核計劃上來看,審核員B是本次審核組的專業審核員,他本應該去技術部、制造部審核7.3、7.5條款而這些都由第二組的技術專家和實習審核員來完成,明顯違反了認證機構規則要求。
       就這個問題,主考官打了個岔,“技術專家在專業技術上不是恰好審核了專業部門和專業條款么?”我馬上反應:“專家不能實施現場審核,一般的專業技術支持可以提供,但要去審核就不符合規定要求了。所以這種安排是有問題的。”考官一直笑呵呵的,我還納悶呢,這個規定考官難道不知道?全然不知道這是考官在下套給我,幸好我沒上套。
       3、審核的范圍。該份計劃安排的不是生產現場審核,而是針對企業注冊地址進行的審核,這也不對。企業如果生產現場和注冊地不一致,應該審核實際生產服務提供地,不然就不叫現場審核了。
       4、審核的準則。企業提供的文件依據是2000版的ISO9001體系文件,而審核組是按2008版來審核,這里存在審核依據不一致的問題。現場可以與企業協商溝通,最終確認是以哪一個標準為本次審核的準則會好一些。(其實在現階段可以先按2000版制定審核計劃、實施審核。)
       5、因為這是一次初審,初審要求是全部門全要素審核。審核人日數要求為4.5個人天,實際現場審核4人天。我還沒有完全看清楚是不是有漏審條款的問題。(后來我算了一下,2個級別審核員審核兩天,也達到了4人天的現場審核人日數的要求,應該是沒問題的。另外半天是可以通過文件審核來計算的。這個人日數符合認證機構規范要求。)


       這個關于審核計劃的考題就答到這里,然后考官接著問“作為審核組長,都有哪些職責要履行。”(這個題目開始,就基本上都是從傳說中的題庫里出的了)這個還真的很好回答,我按照切身體會做了如下回答:


       1、企業和審核員之間的溝通聯系;(如與企業溝通審核計劃安排、確認審核所需的住宿交通等問題。與審核組成員進行溝通確認能否參加審核,如何實施現場審核等)
       2、現場審核過程中的資源調配;(審核計劃現場需要調整時,審核任務的臨時調整,各項審核重點的分配等)
       3、對于出具的不符合項進行把關、確認;
       4、編寫審核報告;
       5、組織召開首、末次會;
       6、指導、輔導實習審核員等。


       接下來的問題“當審核已經結束,卻發現審核員提供的某個條款證據不充分,無法評價這個要素,此時已經不可能安排人員也沒有時間再進行補充審核,你該怎么辦?”(大致回憶的是這么個問題)


      回答: 此時沒有時間和可能進行補充審核,這可以從其他審核組成員的審核情況來推斷印證,或者說,從上下流程的環節來看這個條款到底是不是符合標準要求??脊僖恢痹諤崾?ldquo;對,這是一種側面驗證,還有沒有其它的方法?”當時腦子里有點短路,不太清楚考官希望我往哪里考慮。后來我放棄了補充的機會。


      面試過程中無意談到“作為審核組長,應該給實習審核員哪些支持和幫助?”這也是我經歷的一個體會總結。“審核組長,可以把審核過程給實習審核員做一下輔導,然后請實習審核員簡單談談自已的審核方案,同時要求實習審核員現場審核前列出自己的審核提綱,當天審核結束后,請實習審核員談談審核感受和困惑,對于接下來的審核應該重點關注的審核要點要及時交待,實習審核員不應該獨立審核,所以請同組的審核員隨時關注;審核后提出的不符合項要進行綜合考慮,確保無歧義,事實清楚、證據充分。”


      還有一個問題“你要去審核的企業,應該準備什么樣的法律法規?請詳述。”因為我學的機械和管理,所以進考場前問了問備考的機械專業的學員,基本上可以舉出很多。但無外乎兩類:適用于各類組織的如安全生產法、公司法、勞動法、勞動合同法、質量檢驗法、稅法等;另外就是針對該組織特點的適用的法律法規。
面試氣氛很輕松,自我感覺良好。其實這也得益于今年我在認證機構參加的認可委外審活動,很多考題其實關注點就是在接待外審的時候查認證機構可能的問題時暴露出來的。比如:“實習審核員不能獨立審核、技術專家到底在審核服務中應該承擔什么角色、審核人日數的確定、專業審核員要審核專業的問題等。”因此,我建議要備考的同學請把認證機構的要求好好看看。


       此外,還有一點就是要謙虛有度。我剛進考場報了名字后,兩名考官嘀咕著:“研究生學歷。”然后開門見山提到我來自于大機構,其實這些讓我更謙虛。學歷不能代表能力,大機構的品牌和聲譽也不一定就代表我的實力。所以那些聽起來讓人容易飄飄然的話容易讓學員驕傲,考生一定要讓自己保持頭腦清醒,回答問題還是要有邏輯性,態度上要自信、不卑不亢。良好的應試狀態也決定了面試的成功率。我聽說備考室外有個學員(年紀比較大了)一直在哆嗦(絕非病態),連考場上的工作人員都側面暗示他的同伴“你和他聊聊天,別太緊張。”面試就是考察你的心態,你的靈活性。所以應試的學員應該有充分的信心能夠通過面試。畢竟多次審核組長的經歷,使得自己與各類組織的高層都交流過,考官有什么可怕的呢?祝愿面試的學員都能順利通過考試。

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