審核經驗
什么是良好審核報告
2016-11-21      來源:國家注冊審核員網
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最近,參加一次質量管理體系合格評定的培訓課程,培訓中閱讀了眾多優秀老師的審核報告,頗有感受。感到寫好審核報告真不是一件容易的事。審核員的審核活動其實就是一次企業管理體系符合性的檢查,也是一次企業管理體系有效性的診斷,更是一次對企業提供的增值服務。如果把審核看成是一個過程,那么,這個過程的輸出就是審核報告,審核報告是審核活動的總結,是對企業管理體系評價的結果,因此,從這個角度上來講,審核報告就顯得相當重要,審核報告提供的信息不僅可以評價企業的管理體系的符合性、有效性,也可以體現審核員的能力,本人對良好審核報告的認識談點個人的看法。

第一,我認為良好的審核報告的內容應該抓住企業的行業特點,重點突出,結論性強,多用結論明確語言,不能篇幅過大,陳述過多,該寫的一定要寫,要言簡意賅地寫??尚純剎恍吹木鴕歡ú恍?,不然,文字過多還沒有抓住重點。如:方針的評價,應重點評價方針與企業的宗旨是否適應,報告中應明確企業的宗旨是什么。再如:質量目標評價應指明質量目標的合理性,是否與質量方針提供的框架相適應,同時企業是否建立了目標考核標準,否則就不能實現PDCA的循環提升。


第二,良好審核報告應充分評價企業對風險的識別能力和意識,審核報告應重點指明企業的風險點是什么,還有沒有未識別到的風險點,是否有應對措施或應急方案。比如:有的產品是面向終端使用者的,風險點應考慮在使用過程中的潛在的影響健康和生命安全的風險是什么,從而要求企業采取應急措施,所以這也要求審核員具有產品的專業性知識。而不是僅僅看一下有沒有風險清單之類的文件。


第三,在法律法規方面的識別應重點審核企業在貫徹法律法規方面的證據,不僅僅是收集了法律法規文件,而應關注重要的法律法規要求是否得到執行,通過對相關證據的驗證給出結論性的評價。


第四,良好的審核報告應重點關注和評價企業的過程識別和策劃,評價企業運用過程方法的情況,如企業建立了什么過程,關鍵過程、核心過程,最增值的過程有哪些,這些過程是否進行有效的分析,關聯的過程之間接口界面是否清楚,工作職責是否明確,過程運行的績效是什么,一個過程的輸出是另一相關過程的輸入,信息的流動運行是否有過程運行的準則和工作標準等。如果一個企業的過程關聯關系和接口沒理順,怎么管理都會亂。同時,應重點評價一些關鍵過程的運行是否遵循了PDCA循環的管理要求。


第五,良好審核報告在評價績效方面,應識別企業的最關鍵的績效是什么?過程的績效是什么?通過日常的統計數據的查閱評價績效指標的達成情況,評價績效變化的趨勢,并結合行業發展情況,提出持續提升的績效目標,重點評價管理評審的內容中是否有績效的評價內容,客戶滿意度評價的結果等,不能停留在達成的水平,應評價在績效方面的提升空間在哪里,從而為企業提出有建設性的意見。


第六,良好審核報告在企業資源方面的評價,應重點抓住企業人力資源的整體素質,如,查看人力資源統計表中人員的學歷,文化程度、年齡結構、專業職稱或技能人員的統計情況,確定企業人力資源的總體情況,同時重點對關鍵崗位人員,如:技術人員、檢驗人員等的能力和意識的實際情況,給出關鍵崗位人員能力和意識方面的結論性意見。培訓是獲得能力和意識的途徑,不代表培訓了人員能力和意識就提高了。現在很多企業的培訓大多是沒有針對性的,所以對人員素質的提升意義不大,對于硬件設備,總體上應評價其設備的能力和效率,和技術的先進性方面。企業業在生產工藝設備上的投資與改造通?;崞舳笠檔母慕钅?,如技術升級,功能升級等,這也可以評價企業的持續改進是否是實質性的改進。


第七,審核報告中關于不符合與糾正措施方面應在基于企業糾正措施案例的情況下評價企業實施糾正措施的有效性,給出糾正措施的有效性的結論,而不是如實記錄企業的運行情況,如:管理者代表對糾正措施有效性進行了驗證。


第八,最后,我認為良好審核報告應該更加地面向企業,因為審核報告所提供的信息應更多體現在針對企業的風險點,關鍵過程的控制、過程的接口界面的管理等問題,提出更多的改善建議,隨著國家經濟戰略的轉型升級,企業面臨的競爭不斷加劇的環境,審核更應體現出其增值性服務活動的特征,讓企業受益于審核活動的結果。這些建設性意見應體現在審核報告的內容上。如:企業在一些重點過程,關鍵過程上的不足之處或存在的風險應在報告中明確指出,以便于企以后的參考和改進。當然這會給審核組提出更高的要求,審核報告應經得起時間和歷史的檢驗。


以上是個人對良好審核報告的一些認識,總之,作為審核員我們應該承擔起應有的社會責任,要遵循客觀、公正的審核原則,為企業管理水平的提升和發展提供更加有價值的服務,在審核報告中提供的信息應更加適應企業的需求,當然同時也應符合國家認證機構對審核報告的要求。

 


作為審核員在今后的學習和審核任務中,為適應新的經濟發展模式和時代發展需要,應該不斷學習,努力提升自已的專業能力,拓廣自已的知識面,完善自已的知識結構,還應在實踐中不斷總結,提高審核服務的質量,樹立良好的審核服務形象,努力打造行業品牌,為客戶提供增值而有效的審核服務。

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